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Datenschutzerklärung – Bernays Portal

Stand: 07.10.2026

Diese Datenschutzerklärung gilt für das Bernays Portal unter app.bernays.systems (Registrierung, Anmeldung, Dashboard). Für die digitalen Speisekarten unserer Kunden unter betrieb.bernays.systems oder eigenen Domains ist der jeweilige Betrieb verantwortlich; Bernays verarbeitet diese Daten in dessen Auftrag (siehe Abschnitt 10).

1. Verantwortlicher

Bernays Communications GmbH
Frankfurter Straße 110, 63067 Offenbach am Main
Geschäftsführer: Muhsin Senol
E-Mail: office@bernays-digital.de · Telefon: +49 69 13 8233382

Datenschutzbeauftragter: Enis Varol, E-Mail: info@meindsgvo.de. Bei Fragen zum Datenschutz schreib uns an office@bernays-digital.de oder wende dich direkt an unseren Datenschutzbeauftragten.

2. Überblick: Was wir verarbeiten – und was nicht

• Wir verarbeiten nur Daten, die für Vertrag, Konto und Sicherheit nötig sind.
• Wir setzen keine Tracking- oder Werbe-Cookies und keine Analyse-Dienste Dritter ein (z. B. kein Google Analytics, kein Facebook-Pixel).
• Wir laden keine Schriften, Skripte oder Inhalte von fremden Servern nach.
• Wir verkaufen keine Daten und geben sie nicht zu Werbezwecken weiter.

3. Aufruf der Website, Hosting

Beim Aufruf von app.bernays.systems verarbeitet unser Server technisch notwendige Verbindungsdaten (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Browser-Kennung), um die Seite auszuliefern. Wir speichern keine Zugriffsprotokolle mit diesen Daten.

Zum Schutz vor Missbrauch (z. B. massenhafte Anmeldeversuche) speichern wir für Anmeldung, Registrierung und Passwort-Zurücksetzen einen gekürzten, nicht umkehrbaren Hash der IP-Adresse zusammen mit dem Zeitpunkt. Diese Einträge löschen wir nach spätestens 24 Stunden.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren und funktionsfähigen Angebot).

Unser Server steht bei Hostinger International Ltd. (Zypern) in einem Rechenzentrum in Deutschland. Mit Hostinger besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

4. Registrierung und Kundenkonto

Wenn du dich registrierst, verarbeiten wir:

• Name des Betriebs, dein Name, E-Mail-Adresse, Passwort (nur als Hash gespeichert),
• gewähltes Paket und Testzeitraum,
• den Nachweis deiner Zustimmung zu AGB und Auftragsverarbeitungsvertrag (Zeitpunkt, Version der Texte und ein gekürzter Hash deiner IP-Adresse),
• später Rechnungsdaten (Firma, Anschrift, USt-IdNr., Rechnungs-E-Mail).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag bzw. vorvertragliche Maßnahmen), für den Zustimmungsnachweis Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Nachweis des Vertragsschlusses).

Nach der Registrierung schicken wir dir eine E-Mail, um deine Adresse zu bestätigen. Bernays wird über neue Registrierungen per E-Mail informiert, um Kunden bei der Einrichtung zu unterstützen.

5. Anmeldung und Sicherheit im Dashboard

• Anmeldung: Benutzername bzw. E-Mail-Adresse und Passwort. Passwörter speichern wir ausschließlich als Hash.
• Anmeldung in zwei Schritten: Wenn du sie einschaltest (für Bernays-Zugänge ist sie Pflicht), speichern wir ein Geheimnis für deine Authenticator-App und Notfall-Codes (nur als Hash).
• Änderungsprotokoll: Wir protokollieren, welcher Zugang wann welche Änderung vorgenommen hat (z. B. „Produkt ausverkauft“), damit Kunden Änderungen nachvollziehen können. Das Protokoll löschen wir nach 12 Monaten.
• Passwort vergessen / Einladungen: Wir erzeugen einmalige Links mit begrenzter Gültigkeit; sie werden nach Gebrauch bzw. Ablauf gelöscht.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.

6. Cookies und lokaler Speicher

Wir verwenden nur technisch notwendige Cookies:

Diese Cookies sind für den von dir gewünschten Dienst unbedingt erforderlich; eine Einwilligung ist dafür nicht nötig (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Rechtsgrundlage für die weitere Verarbeitung: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.

7. E-Mails

Wir versenden E-Mails, die für dein Konto nötig sind (Bestätigung, Einladungen, Passwort-Links, Bestell- und Anfragebestätigungen). Für den Versand nutzen wir das E-Mail-Postfach unseres Anbieters STRATO (Berlin, Deutschland). Wir versenden keine Newsletter ohne deine ausdrückliche Einwilligung.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

8. Anfragen, Bestellungen und Support

Wenn du im Dashboard Leistungen anfragst (z. B. ein Foto-Shooting) oder Druckprodukte bestellst, verarbeiten wir deine Angaben (Leistung bzw. Artikel, Wunschtermin, Telefonnummer, Nachricht, Lieferadresse), um die Anfrage zu beantworten bzw. die Bestellung auszuführen.

Für Support können Mitarbeiter von Bernays dein Dashboard so ansehen, wie du es siehst („Als Kunde ansehen“). Das ist im Dashboard deutlich sichtbar gekennzeichnet und geschieht nur, um dir zu helfen oder Fehler zu beheben.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für den Support zusätzlich lit. f DSGVO.

9. Speicherdauer

• Kontodaten und Inhalte: für die Dauer des Vertrags; nach Vertragsende bzw. Ende des Testzeitraums löschen wir sie innerhalb von 30 Tagen.
• Datensicherungen: tägliche Sicherungen 14 Tage, Sicherungen vor Updates 30 Tage; danach automatisch gelöscht.
• Rechnungen und Buchungsbelege: 8 Jahre nach den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (§ 147 AO, § 257 HGB).
• Sicherheitsdaten (gehashte IP-Adressen): höchstens 24 Stunden.
• Änderungsprotokoll: 12 Monate.

10. Speisekarten unserer Kunden (Auftragsverarbeitung)

Wenn Gäste eine Speisekarte aufrufen, die ein Betrieb mit dem Bernays Portal erstellt hat, ist der jeweilige Betrieb verantwortlich. Bernays verarbeitet die Daten nur in dessen Auftrag:

• technisch notwendige Verbindungsdaten zur Auslieferung der Seite, ohne Speicherung von Zugriffsprotokollen,
• eine anonyme Zählung (z. B. Aufrufe pro Tag, angesehene Produkte) ohne Cookies und ohne IP-Adressen,
• Merkliste und Sprachwahl speichert nur der Browser des Gastes auf dem eigenen Gerät; diese Daten erreichen uns nicht.

Fragen dazu beantwortet der jeweilige Betrieb; sein Impressum und seine Datenschutzerklärung sind in der Speisekarte verlinkt.

11. Empfänger

Daten erhalten nur die in dieser Erklärung genannten Dienstleister (Hostinger für den Server, STRATO für den E-Mail-Versand), jeweils auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung, sowie – soweit gesetzlich verpflichtet – Behörden. Später kann ein Zahlungsdienstleister für die Abrechnung hinzukommen; diese Erklärung wird dann ergänzt.

Eine Übermittlung in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR findet nicht statt.

12. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Art. 21). Viele Daten kannst du direkt im Dashboard unter „Mein Konto“ ändern. Schreib uns für alle anderen Anliegen an office@bernays-digital.de.

Du kannst dich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist:
Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Gustav-Stresemann-Ring 1, 65189 Wiesbaden, www.datenschutz.hessen.de.

13. Pflicht zur Bereitstellung, automatisierte Entscheidungen

Die Angaben bei der Registrierung sind für den Vertragsschluss erforderlich; ohne sie können wir kein Konto anlegen. Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling (Art. 22 DSGVO) findet nicht statt.

14. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unser Angebot oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.

Für Gastronomen: Textbaustein für die eigene Datenschutzerklärung